どうも、狐乃文人です。
今日は「タスク管理」というテーマでコラムをお届けします。
本業と副業で忙しい日々を送っている私が、どのようにタスクを管理しているのか、その秘訣を解説しました。
それではどうぞ。
タスク管理のコツ
「先日投稿したコラム記事が思ったよりも好評だったので、これから不定期ですが私が日々感じたこと、思ったことを書き記すコラムをやっていこうと思います。
みなさん、ライターってどんな仕事をしているか気になりますよね。
実はライターっていうのはですね……」
と冒頭3文を書いては消してを繰り返している。
最近ブログを更新できていないので、今週こそは記事をアップしようと決意していたのに、その決意をたやすくへし折ってしまうほど、仕事という大きな波がやってきた。
ありがたいことに、ちょっとずつですが個人のお仕事をいただけるようになったこの頃、本業の会社も多忙を極めている。
毎日現在進行形で進んでいる企画のミーティングと、新年度から取り組み始める大型企画のミーティングが行われ脳はパンク寸前。
3月のスケジュールと4月のスケジュールを行き来する私は、タイムトラベラーのように各時間軸を自由に行き来し始めている。
「今日って何月何日でしたっけ？」なんてセリフを令和5年で言うことになるとは思わなかった。
そんな多忙なスケジュールを確実にこなすために、タスク管理には人一倍気をつけている。
日時が決まっているものはカレンダーにすぐ登録する
まずミーティングや納期など日時が確定している予定は、決まり次第全てWebのカレンダーに登録している。
Webのカレンダーに登録している理由は、パソコンとスマホの両方から確認できるようにするためだ。
毎朝、始業と同時にカレンダーを見てスケジュールを把握することで、予定を立てやすくなる。
またカレンダーサービスはGoogleカレンダーに統一している。
複数のアプリやサービスを活用していると、どのカレンダーに書き込んだか忘れてしまい予定を忘れてしまう可能性がある。
そのため、カレンダーは1つに絞ったほうが良い。
タスクの進捗状況を3つの項目に分類する
タスク管理には、また予定を入れる時に情報の整理も同時に行っている。
タスクを整理する時は、3つのカテゴリーに分類するとわかりやすくなる。
- すでに決まっていること
- これから検討すること（アイデアも含む）
- 自分がやるべきこと
これまで一緒に仕事をしてきた人の傾向だが、タスク管理が下手な人は情報の整理ができていないことが多い。
「決定していること」と「検討したいこと」の分類ができておらず、タスクの進捗を聞いても状況を把握しきれていない。
タスク管理のコツは、企画の全体の流れを掴むことにある。
そのためにも、最低限これら3つの要素を押さえておくことが必要だ。
新しい仕事はとりあえず着手して見通しを立てる
タスクの整理に付随して、新しい仕事が決まった時はその日のうちに着手すると見通しが立てられ、進捗を管理しやすくなる。
ドイツの心理学者であるヘルマン・エビングハウスが提唱したエビングハウスの忘却曲線によると、人間は覚えたことを1日後には74％、1週間後には77％、1ヶ月後には79％忘れてしまうといわれている。*
つまり、ミーティングや商談でインプットした情報やその場で浮かんだアイデアはすぐに忘れてしまう可能性が高いということだ。
納期に余裕があるからといって新しい仕事に着手しないでいると、インプットした情報をどんどん忘れてしまい、再度インプットし直す手間が発生してしまう。
そうならないためにも、新しい仕事はまずその日のうちに着手すると良いだろう。
このようにして、私は日々のタスクを管理しながら仕事をしている。
私の感覚からすると、タスク管理はテトリスのような落ちものパズルゲームのイメージが強い。
ブロックが積まれていない余裕があるうちにスキマを埋めていき、落ちてくるスピードが上がってきても楽にブロックを消せるようにする。
そして、また余裕が生まれたら余分なスキマを埋めていき、次のスピードアップに向けて場を調整していく。
こういった繰り返しが、タスクを上手に管理するコツなのだと思う。
最後にもう1つコツを伝えると、タスクは程よく残しておいたほうが良い。
ブロックが無いことが見つかると、上司からどんどん仕事を振られてしまい、自分でタスクをコントロールできなくなってしまう。
決して楽はできないが“苦しいふりをする”というのも、タスクをうまくコントロールするコツなのだと思う。
まとめ
いかがだったでしょうか。
今回はタスク管理のコツについて解説してきました。
★タスク管理のコツ
- 日時が決まっているものはカレンダーにすぐ登録する
- タスクの進捗状況を3つの項目に分類する
- 新しい仕事はとりあえず着手して見通しを立てる
今回の記事が、あなたの仕事に少しでも役立てば幸いです。
